Über unseren Support ist es möglich, verschiedene Daten in velo.port zu importieren, um dir die Arbeit etwas zu erleichtern.
Wir sammeln dabei Erfahrungen zu möglichen Problemstellen und haben mittelfristig die Absicht, einige Importfunktionen auch direkt für unsere Nutzer freizugeben.

An dieser Stelle erläutern wir unsere bestehenden Standardimporte und was dabei zu beachten ist.

Hinweis: Die Standardimporte führen wir derzeit für dich kostenfrei im Rahmen unseres Service durch. Bitte unterstütze uns dabei, indem du die zu importierenden Daten sorgfältig in unser Musterformat bringst und gewissenhaft prüfst. Müssen die Daten nach einem Import wieder aus dem System entfernt werden, weil die Angaben doch nicht richtig waren, behalten wir uns vor, den Aufwand in Rechnung zu stellen.

Wichtig: Bitte nutze immer unsere Vorlagedatei und kopiere deine Daten dort hinein. Bitte nicht ohne Rücksprache weitere Spalten einfügen/anhängen oder die Spaltenreihenfolge ändern.

Standardimporte

Kundendaten

Für den Erstimport während der Accounteinrichtung übernehmen wir die Aufbereitung deiner Kundendaten. Wir geben dann unser Bestes, Festnetz- und Mobilfunknummern zu trennen, die Vorwahlen zu extrahieren und Anreden passend zuzuordnen.Spätere Importe kannst du unter Nutzung unserer Musterdatei an uns weiter geben.
Aus Datenschutzgründen empfehlen wir, die Kundendaten nicht per E-Mail zu versenden.
Alternativen: Abholung per Fernwartung durch uns, Upload als Dokument zu einem Bestandsfahrzeug in velo.port oder für Neukunden die Nutzung des Accountstatusdialogs.

Musterdatei: https://www.velo-port.de/files/anleitungen/Dokumente/Muster_Kundendaten.xlsx

Wichtige Info für uns: Sollen die bestehenden Kundennummern in velo.port übernommen werden oder sollen wir diese neu vergeben? Vorgesehen ist dafür der Standard-Debitorennummernbereich von DATEV: 10.000 bis 69.999

Artikeldaten

Zu beachten ist, dass in der Artikelverwaltung von velo.port nur Teile/Zubehör untergebracht sind.
Arbeitswerte befinden sich hingegen in der AW-Verwaltung und Fahrzeuge in der Fahrzeugverwaltung.
Ausnahme: Kinderfahrzeuge werden meist als Artikel verwaltet. Sobald die Erfassung von Seriennummern oder Montagetätigkeiten gewünscht wird, sollte aber auch hier die Fahrzeugverwaltung genutzt werden.

Tipps:

• Importiere nur die Artikel, die tatsächlich notwendig sind. Ein Artikelstamm von 5.000 Artikeln oder mehr enthält mit Sicherheit viele Karteileichen, die vor dem Import direkt in Excel entfernt werden können.
• Ordne gleich die passenden BIDEX-Warengruppen zu. Jedem Artikel kann eine Haupt- und eine Unterwarengruppe zugeordnet werden. Kopiere dazu am besten das jeweilige Warengruppenpaar aus der Warengruppentabelle zum jeweiligen Artikel.
• Verwende in der Spalte "Hauptlieferant" die exakte Lieferantenbezeichnung, wie du sie in velo.port siehst (Stammdaten>>Lieferanten).
• Lege alle Lieferanten bereits vor dem Import in velo.port an, damit wir auch gleich die Bestellverknüpfung anlegen können.

Musterdatei: https://www.velo-port.de/files/anleitungen/Dokumente/Muster_Artikeldaten.xlsx

Warengruppen: https://www.velo-port.de/files/anleitungen/Dokumente/BIDEX-Warengruppen.xlsx

Fahrzeug-Vororderimport

Die Importmöglichkeit der Fahrzeugvororder mit der unten stehenden Tabelle kann dir viel Arbeit ersparen. Allerdings gibt es eine Voraussetzung: Die Fahrzeugstammdaten müssen bereits in unserem Zentralstamm vorhanden sein. Sind sie es nicht, kannst du deinen Fahrzeughersteller um Lieferung dieser Daten bitten (siehe Fahrzeugstammdatenimport weiter unten).

Bitte halte dich strikt an unsere Mustertabelle und prüfe deine Angaben sorgfältig.

Musterdatei: https://www.velo-port.de/files/anleitungen/Dokumente/Muster_Fahrzeugvororder.xlsx

Bestandsfahrzeugimport

Für den Erstimport deiner Bestandsfahrzeuge übernehmen wir die Aufbereitung im Rahmen der Accounteinrichtung. Allerdings können auch wir nicht zaubern und die Daten müssen bereits eine gewisse Mindestqualität aufweisen. Details dazu findest du in der Musterdatei.

Aber auch Vororderimporte für Marken, die aus verschiedenen Gründen nicht im Zentralstamm vorhanden sind (zB Baukastenräder, Spezialfahrzeuge), können über diese Tabelle importiert werden.

Achte beim Ausfüllen auf die exakte Schreibweise von Marken, Fahrzeugtyp und Erlösgruppe und mache dir auch Gedanken, in welchem Format die Rahmengröße gespeichert werden soll ("50", "50cm", "50 cm", usw.), damit auch nach dem Import eine gewisse Ordnung herrscht.

Musterdatei: https://www.velo-port.de/files/anleitungen/Dokumente/Muster_Fahrzeugdaten.xlsx

Fahrzeugstammdatenimport

Ordentliche Stammdaten sind leider immer noch ein Problem in der Fahrradbranche.
Gerne importieren wir die aktuellen Fahrzeugspezifikationen deiner Hersteller. Dabei sind wir auf deine Unterstützung angewiesen. Falls die gewünschte Marke oder einzelne Modelle nicht in der Fahrzeugverwaltung unter Neues Fahrzeug >> aus velo.port-Zentralstamm enthalten ist, dann fordere die Stammdaten bitte bei deinem Lieferanten an.

Die Mindestanforderungen für einen Import sind die folgenden:

• Artikelnummer
• EAN (wenn vorhanden)
• Marke
• Modell
• Farbe
• Größe
• UVP
• Modelljahr

Falls der Hersteller die Daten im BIDEX-Format liefern kann, dann sehr gerne.
Ansonsten haben wir als Anhaltspunkt die folgende Musterdatei für euch.

Musterdatei: https://www.velo-port.de/files/anleitungen/Dokumente/Musterfahrzeugkatalog.xlsx

Wenn du eine solche Tabelle von deinem Lieferanten erhältst, prüfe sie bitte kurz selbst auf Plausibilität.
Zu oft erhalten wir veraltete oder unvollständige Daten (z.B. nur E-Bikes), die wir aufwändig aufbereitet und importiert haben und uns danach erneut an die Arbeit machen müssen.

Ziel: Es sollte möglichst das gesamte Fahrzeugsortiment des Herstellers für das gewünschte Modelljahr enthalten sein.

Artikelkatalogimport

Für Zubehörlieferanten, die noch keine Veloconnect-Schnittstelle anbieten, können wir das Artikelsortiment als Katalog in der Teilebestellung anlegen. Somit hast du zumindest alle Produktinformationen an einer Stelle gesammelt.

Als Anregung für die benötigten Daten haben wir auch hier eine Musterdatei erstellt.

Musterdatei: https://www.velo-port.de/files/anleitungen/Dokumente/Musterartikeldaten_mit_BildURL.xlsx

Wenn du Fragen zu den Importen hast, melde dich gerne bei uns!