Basiswissen

Bevor du mit deinem velo.port-Account produktiv startest, solltest du einige Basiseinstellungen hinterlegen.
Hierbei geht es zum Beispiel um Stundenverrechnungssätze, Kontenzuordnungen für die Buchhaltung oder auch um die Druckerauswahl.

Das Einstellungsmenü erreichst du über Extras >> Einstellungen.

So geht es

Faktura >> Werkstatt

Hier kannst du bis zu sieben Stundenverrechnungssätze hinterlegen. Die Angabe erfolgt immer in Preis je AW (6-Minuten-Zeiteinheit). Ein Stundensatz von 90,00 wäre an dieser Stelle also mit 9,00 (je 6 Minuten-Einheit) anzugeben.

Hintergrund: In der Arbeitswerteliste sind alle Arbeiten mit einer Dauer hinterlegt. Der Preis für den Kunden errechnet sich dann aus Dauer x AW-Preis.
Der Vorteil: Beim Anpassen deiner Stundenpreise müssen nicht alle Arbeiten neu berechnet werden.

Tipp: Setze die Stufe 1 auf 0,00, um interne und Gewährleistungsarbeiten ohne Berechnung abzuwickeln.

Weitere Strategien:

• reduzierter AW-Satz für eigene Fahrzeuge (bei dir gekauft)
• Standard AW-Satz für Fremdfahrzeuge
• Erhöhter AW-Satz für Expressreparaturen
• Abweichender AW-Satz für Therapiefahrzeuge/E-Bikes
• Abweichender AW-Satz für Hersteller-Garantiearbeiten
• Abweichender AW-Satz für Leasinganbieter

Falls Du für Stammkunden mit einem reduzierten AW-Satz arbeitest, kannst du mit den Einstellungen unterhalb (Stammkundenrabatt) auch die Ersparnis für den Kunden auf der Rechnung sichtbar machen.

Übrigens: Eine abweichende AW-Stufe kannst du entweder einem Kunden zuordnen (für alle seine Fahrzeuge), oder einem Fahrzeug (bereits vor dem Verkauf in der Fahrzeugverwaltung) oder einem Fahrzeugtyp (Stammdaten >> Fahrzeugverwaltung >> Fahrzeug Detaildaten >> Fahrzeugtypen):

AW Bestand: Vorbelegung der AW-Stufe für Bestandsfahrzeuge (bei Neuanlage in der Fahrzeugverwaltung)

AW Kunde: Vorbelegung der AW-Stufe für Fremdfahrzeuge (bei Anlage aus dem Reparaturdialog)

Faktura >> Faktura-Basisdaten

In diesem Tab geht es um Buchhaltung und Kasse.

Die meisten Optionen sollten selbst erklärend sein.
Mit der Anzeige/farbigen Darstellung der Bestands- und Reservierungsanzeige ist folgendes gemeint:

Die Zuordnung von Konten haben wir zusammen mit der Datev-Schnittstelle (Zusatzmodul) in diesem Artikel beschrieben: DATEV-ASCII-Schnittstelle

Die Zahlungszieleinstellung ist Teil des Mahnwesens (Zusatzmodul): Mahnwesen

Aktivierst du die Option Kassenlade angeschlossen, dann wird in der Kasse ein Symbol zum manuellen Öffnen angezeigt:

Controlling

Mit den Grenzwerten für die Visualisierung ist die folgende Einfärbung gemeint:

Der Ersatzfaktor zur Rohgewinnermittlung ist eine Art Schätzhilfe und sorgt dafür, dass beim Verkauf von Artikeln mit fehlendem EK-Preis (vor allem Freitext) die Rohertragsauswertung nicht zu sehr durcheinander bringen.

Fahrzeug

Punkt 1 und 3 sind mittlerweile identisch. Ansonsten wirkt sich die Einstellung wie folgt in der Fahrzeugverwaltung aus:

Marke->Modell->D/H/Größe:

Marke->Modell->Ausstattung:

Hier wird die Ausstattungsvariante als Gruppierungsebene eingefügt.

Welche der beiden Darstellungsoptionen für dich sinnvoller ist, hängt von deinem Fahrzeugsortiment ab:
Gibt es von einem Modell mehrere Ausstattungsvarianten, dann solltest du den mittleren Punkt wählen.
In den meisten Fällen passt die Grundeinstellung.

Druck >> Drucker

Für die Installation des Bon- und Etikettendruckers haben wir detaillierte Anleitungen für dich:

Bondrucker: Bondrucker: Einrichtung unter Windows

Etikettendrucker: Etikettendrucker: Einrichtung unter Windows

Das Etikettenformat ist auf 57x32mm voreingestellt. Für abweichende Größenwünsche wende dich bitte an unseren Support.

Druck >> PDF-Ablage

Für gewisse Situationen kann es interessant sein, automatisch PDFs von Vorgängen erzeugen zu lassen.
Beachte dabei, dass die Pfadangaben an jedem Arbeitsplatz einzeln hinterlegt werden müssen. Am besten eignet sich dafür ein zentraler Netzwerkordner bzw. Cloudspeicher.

Hinweis: Das zusätzliche PDF wird jeweils beim Druck erzeugt. Nur beim Werkstattauftrag bei jedem Speichern.
Wenn es um Rechnungen geht, ist das gesammelte Erstellen aller PDFs zum Monatsende die sinnvollere Variante.

Druck >> Infotexte

Hinterlege hier Infotexte, die beim Druck des jeweiligen Vorgangs ausgegeben werden.
Hier einige Anwendungsbeispiele:

Druck >> Fahrzeuge

In deinem velo.port-Account ist jeweils eine Fahrzeugpreisschildvorlage für DIN A5 und A6 hinterlegt.
Weitere Formate kannst du über unseren Support beauftragen. Dein Logo hinterlegst du als PNG oder JPG (kein PDF).

Fertig zugeschnittenes DIN A6-Papier (170gr/m²) und passende Preisschildhalter kannst du übrigens direkt aus velo.port bei uns bestellen (Hilfe >> Hardware).

Musterpreisschild:

Druck >> Werkstatt

Hinterlege hier die Informationen für den Fußbereich deines A4-Werkstattauftrags.

Diese beiden Abschnitte des Werkstattauftrags werden mit deinen angegebenen Daten bedruckt:

Online-Konten

Auf jeden Fall solltest du den Mailversand einrichten. Damit kannst du Kunden kostenfrei über die Fertigstellung der Reparatur oder über das Eintreffen der Bestellung informieren. Auch Rechnungen und Angebote kannst du als Anhang direkt aus der Warenwirtschaft mitsenden.

Empfehlenswert ist auch der SMS-Versand. Mehr dazu: SMS-Account einrichten

Informationen zu weiteren Schnittstellen findest du hier: https://support.velocom.de/support/solutions/folders/103000058717

Allgemein

Um zu verhindern, dass sich Mitarbeiter versehentlich nicht ausloggen und andere dann unter falschem Namen agieren, kannst du einen automatischen Abmelde-Timer aktivieren.

Der Standardwert gilt global für alle Arbeitsplätze (ab einem Neustart).
Falls du im unteren Feld etwas einträgst, wird dieser Wert für den aktuellen Arbeitsplatz priorisiert. Setzt du den Wert dort auf "0", dann wird die automatische Abmeldung für den aktuellen Arbeitsplatz deaktiviert (z.B. am Home-Office-Rechner).